ワークフローとは？主要ワークフローシステム15個の比較表つき

ワークフローシステムは業務の一連の流れを整理・定義し、効率的に作業を進めるのに役立ちます。業務を効率化するために、ワークフローシステムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。今回はそもそもワークフローとは何か、ワークフローシステムで何ができるのかを解説します。また、おすすめのワークフローシステム15個について、料金や特徴などを徹底比較します。自社に合ったワークフローシステムを見つける時の参考にしてみてください。なお、重要度を客観化するためにワークフローシステムを紹介している既存のサイト9個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しているので、この記事を読めば効率よく良質なワークフローシステムを見つけることができます。

ワークフローとは？

ワークフローとは業務の一連の流れのことを指します。ある業務において誰がどのように関わり、どのような作業をするかをあらかじめ定義しておくことで、作業者間の情報のやり取りを円滑に進められます。例えば業務に必要な備品の注文申請をしたい場合、以下のようなワークフローが一般的です。

備品が欲しい担当者が、稟議書を作成して上長に申請
決裁権のある上長が承認
財務部が承認
総務部が発注

ワークフローシステムとは？

ワークフローの流れを、コンピューターに組み入れたものがワークフローシステムです。ワークフローシステムで申請を上げると、予め設定されている承認者へ自動でフローがまわり、オンライン上で稟議が完結します。文書を直接やり取りするのではなく、コンピューター上のデータでやり取りできるため、効率も上がりミスも防げます。文書を直接紙でやり取りする場合、以下のような課題が生じがちです。

申請書類の管理が煩雑
承認者が離席中で対応が遅れる
承認者が誰なのか都度調べる必要がある

このような課題は、ワークフローシステムを使うことで解決できます。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの主な機能には以下のようなものがあります。

申請書の作成

稟議申請のための申請書をシステム上で作成できます。

申請書の検索、履歴表示

過去に申請した稟議のデータもすべてストックされているので、検索するだけで簡単に確認できます。

申請、承認のフローの設定

申請の種類ごとに、申請者・承認者を細かく設定できます。

承認、差し戻し、却下の決定

上がってきた申請に対して、承認者が承認・差し戻し・却下などのアクションをとることができます。オンライン上で完結するツールもあるので、外出中でも対応できます。

申請や承認時のメールやチャットでの通知

承認依頼がきたり、自分が上げた申請が承認・差し戻し・却下された際、メールやチャットで通知します。

ワークフローシステムを導入する3つのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは以下の通りです。

メリット1：進捗管理が容易になる

ワークフローに関する情報が一元化されるため、それぞれの業務の進捗管理が容易になります。申請がどこで止まっているのか、誰の承認待ちなのか、といった進捗状況を把握できます。これらの情報は紙の申請書ではなかなか把握しにくいですが、データでやり取りすると、いつでも簡単に調べることができます。

メリット2：必要な文書を明確化できる

ワークフローをシステム化することで、業務を進める時に必要な文書が明確になります。例えば出張にかかった交通費を精算したいとき、紙ではどの書類が必要でそれがどこにあるのか混乱してしまう人もいるでしょう。しかしシステム化されていれば、どの書類が必要なのかすぐに検索でき、そのまま作成もできます。ワークフローシステムの導入によって、間違った書類を作成するというミスを防げます。

メリット3：業務を効率化できる

紙での書類などのやりとりでは時間がかかってしまうことが多々あります。書類を手渡しするのも大変ですし、業務が増えるほど関わる人数や書類の数も増えて、取り違いや紛失などのミスも発生します。この流れを全てシステム化することで、より正確に短時間での確認・承認が可能となります。

ワークフローシステム導入の流れ

ワークフローシステム導入の流れを簡単にご説明します。ワークフローシステム導入図

ステップ1：社内の現状調査

まずは社内の現状調査を行いましょう。どのような稟議書がどのようなフローで申請、承認されているのかを把握する必要があります。また、社員がどのような課題を感じているのか、どこを改善するべきなのかなどをヒアリングします。

ステップ2：調査結果の分析

次に調査結果の分析です。決められたフローと実際に行われているフローが乖離しているところはないか、申請から決済までの時間はどれくらいかかっているか、などを分析していきます。

ステップ3：改善ルールの作成

ワークフローシステムの導入に当たり、無駄な業務を削除し、効率的なフローを作成します。実際に行われていなかった部分や、時間がかかりすぎだと判断した部分、社員が改善を求めている部分を見直しましょう。

ステップ4：ワークフローシステムの実装検討

どの業務からワークフローシステムを導入するかなど優先順位を決め、具体的な実装検討に入っていきます。現在使用している他システムとの連携を行うのか、セキュリティー面はどのように管理するかなど細かいところを決めていきます。

ステップ5：部門内で試験導入

いよいよ実際に導入していきます。いきなり全社で導入せずに、まずは部門内で小さく導入するのがおすすめです。使いやすさや効果を確認し、改善が必要な部分はないか検討していきます。

ステップ6：部門をまたいで展開

部門内での導入が成功したら部門をまたいで範囲を拡大しましょう。ほとんどの業務は部門内に収まらず、部門間でのやり取りが必要となってくるので、部門間での導入にも問題がないかを確認していきます。

ステップ7：全社導入

部門間での導入も問題なしと判断したら、いよいよ全社での導入を進めます。実装検討で吟味した、すでに全社で使っているシステムとの連携も行うことで、さらに効率的に業務を進められます。

ワークフローシステムを選ぶ際に注意すべき3つのポイント

ワークフローシステムを選定する際に注意すべきポイントを3点ご説明します。

ポイント1：自社の現状の課題を解決できるか？現在、自社が抱えている課題が一体何であるかを確認することが何よりも大事になってきます。ワークフローシステムを導入する理由は課題を解決するためであり、導入することで課題を増やしてしまったら意味がありません。どの部分の効率が悪いのか、ミスが多いのかを把握することで、選ぶべき製品が自ずと見えてきます。

ポイント2：自社の業務フローと整合しているか？

多くの企業では、すでにワークフローが存在していると思います。そのワークフローをシステム化するにあたって、選択した製品で実現できるのか、確認が必要です。ワークフローシステムを導入することで、自社のワークフローを一から作り直す手間がかかってしまったら意味がありません。現在のワークフローと整合するかを確認しましょう。

ポイント3：機能が自社にとって適切か？

ワークフローシステム製品にはそれぞれの強みがあります。主に比較すべき機能の項目は以下のとおりです。自社に必要な機能・不必要な機能を明確にして、コストとのバランスを考えて製品を選びましょう。

初心者でも使いやすいシンプルなUIになっているか
WordやExcelのファイルを転用できるか
テンプレートのカスタマイズはできるか
サイボウズやG Suiteなどのグループウェアとの連携機能が豊富か
スケジュール管理・文書管理などのオプション機能がついているか

ワークフローシステムの中には他のシステムと連携できるものも多く存在します。会計ソフトや営業支援ツール、グループウェアと連携することでさらなる業務効率化が可能です。無駄をなくし、すでにあるノウハウを活かすためにも、その製品が自社ですでに使っている様々なシステムと連携できるかどうかを確認することが重要です。

ワークフローシステム15個を比較

システム名	特徴	価格	導入実績
ジョブカンワークフロー	ジョブカン関連サービスを利用中の方におすすめ	初期費用：0円月額費用：300円/1ユーザー	chatwork、SmartNewsなど4,000社以上
ActionPassport	ExcelやWordで従来利用していた書類フォーマットが簡単に再現可能	初期費用：50,000円月額費用：ユーザー数によって変化	学校法人京都外国語大学、楽天生命保険株式会社など
OpenCube Workflow	Webフォームを新たに作成せずとも、Word、Excelファイルで申請	要問い合わせ	株式会社早稲田アカデミー、セイコーソリューションズ株式会社など
X-point	サイボウズやG Suiteなどのグループウェアとの連携機能が豊富	・スタンダードプラン初期費用：200,000円月額費用：500円×ユーザー数など	株式会社エービーシー・マート、株式会社松屋フーズなど
楽々WorkflowⅡ	複雑で多部門にまたがるフローを作成しやすい	要見積もり	シャープ、オムロンなど約450社
collabo flow	用意されたパーツを並べるだけの直感的な操作でフローを作成	・スタンダード（フォーム無制限）初期費用：50,000円月額費用：500円/1ユーザーなど	アポロ販売株式会社、学校法人追手門学院など
Create!Webフロー	他システムとのAPI連携により、データを再度入力する手間が省ける	600,000円（50ユーザー）〜	小田急電鉄株式会社やアサヒ飲料株式会社など
Gluegent Flow	G Suite、Office 365との連携機能が豊富	月額費用：300円/1ユーザー	ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテル、株式会社ライトオンなど
NI collabo Smart	スケジュール管理、文書管理などの機能を兼ね備える	初期費用：50,000円月額費用：380円/1ユーザー〜	4,700社以上
POWER EGG 2.0	外部システムとのAPI連携により、自社に合った形にカスタマイズ可能	要見積もり	株式会社沖縄銀行、サンテックパワージャパン株式会社など1,271社
SmartFlow	20ユーザーまで無料で使える低価格なシステム	初期費用：0円月額費用：0円（〜20ユーザー） 300円/1ユーザー（21ユーザー〜）	250社以上
Styleflow	組織情報や申請情報を毎年改訂できるので、組織が大きくなってもスムーズに使える	初期費用：0円月額費用：300円/1ユーザー	東京ガス株式会社など
WaWaFlow	2,000人以上に対応しており、グループ会社への展開も検討している企業様でも安心	初期費用：0円月額費用：400円/1ユーザー	リロ・ホールディングや玉島第一病院など
サイボウズGaroon	スケジュールや掲示板などを搭載した全社グループウェアとしても利用可能	月額費用：845円/1ユーザー〜	大和証券や星野リゾートなど約4,600社
業務デザイナー	受発注管理・生産管理・問い合わせ管理といった他の業務効率化システムの機能も持つ	要問い合わせ	株式会社池田模範堂、シンコー株式会社など

1. ジョブカン関連サービスを利用中の方におすすめ「ジョブカンワークフロー」

ジョブカンワークフロー

概要

ジョブカンワークフローは、あらゆる申請・承認業務を効率化してくれるワークフローシステムです。モバイル対応をしているため、煩雑になりやすい申請・承認業務をいつどこにいても行えます。またメール、チャット、電話での幅広いサポート体制が整っているため、運用時の不明点をすぐ解消できます。メール、チャットツール（Slack、チャットワーク）、スマホ通知など通知機能が豊富な点も特徴的です。ジョブカン勤怠システムや経費精算などの関連サービスとの連携が可能で、ディスカウントもあるので、既に関連サービスを利用している方におすすめです。

特徴

最短5分で導入可能
メール、チャットツール（Slack、チャットワーク）、スマホ通知など通知機能が豊富
メール、チャット、電話での幅広いサポート体制が整っている

価格

初期費用：0円月額費用：300円/1ユーザー

導入実績

chatwork、SmartNewsなど4,000社以上

こんな人にオススメ

ジョブカン勤怠管理や経費精算など関連サービスを使っている人

2. Office製品でワークフロー関連書類を作成・運用していた人におすすめ「ActionPassport」

ActionPassport

概要

高機能なフォームエディタが搭載されており、もともとExcelやWordで利用していたフォーマットが簡単に再現できます。運営会社の「株式会社イーネットソリューションズ」では、機器故障や突発的なアクセス集中による負荷急増に備えて、必要とされる設備よりも多めに予備設備を確保しています。これにより、何らかの不具合が発生しても、継続してシステムを提供できる堅牢性を実現しています。

特徴

ExcelやWordで、利用していた書類フォーマットを簡単に再現できる
万が一の場合もサービスを止めずに継続して提供できる

価格

初期費用：50,000円月額費用：ユーザー数によって変化

導入実績

学校法人京都外国語大学、楽天生命保険株式会社など

こんな人にオススメ

もともとExcelやWordによる書類でワークフローを構築していた人

3. Word、Excelファイルで申請可能「OpenCube Workflow」

OpenCube Workflow

概要

NTTデータが運用するOpen Cubeでは、Webフォームを新たに作成しなくてもWord、Excelファイルで申請できます。アドインによる機能拡張ができるので、これ一つでワークフロー機能をすべてまかなえます。

特徴

Webフォームを新たに作成せずとも、Word、Excelファイルで申請できる
アドインによる機能拡張ができるので、これ一つでワークフロー機能をすべてまかなえる

価格

要問い合わせ

導入実績

株式会社早稲田アカデミー、セイコーソリューションズ株式会社など

こんな人にオススメ

もともとExcelやWordによる書類でワークフローを構築していた人

4. グループウェアとの連携機能が豊富「X-point」

X-point

概要

これまで自社で利用してきた帳票形式をWeb上でそのまま再現できます。また、サイボウズやG Suiteなど多くのグループウェアと連携可能です。

特徴

これまで自社で利用してきた帳票形式をWeb上でそのまま再現可能
サイボウズやG Suiteなど多くのグループウェアと連携できる
ユーザー数と外部連携機能の有無、PDF印刷やフォーム作成オプションに応じて3つの料金プランに分かれている

価格

プランはユーザー数と外部連携機能の有無、PDF印刷やフォーム作成オプションに応じて分かれています。

スタンダードプラン
イニシャル"0"プラン
プリペイドプラン

導入実績

株式会社エービーシー・マート、株式会社松屋フーズなど

こんな人にオススメ

サイボウズやG Suiteなどのグループウェアと連携できるツールをお探しの人

5. 複雑で多部門にまたがるフローを作成しやすい「楽々WorkflowⅡ」

楽々WorkflowⅡ

概要

住友電工情報システムが開発するワークフローシステムです。設定ハードルの低さが特徴で、Excelでの設計も可能です。人事異動時のメンテナンスを各部門で対応できる手軽さも大きな利点です。また、外国語での表示やスマホ入力にも対応しています。

特徴

Excel帳票をそのまま読み込める
人事異動時のメンテナンスを各部門で対応できる
外国語、スマホ入力に対応

価格

要見積もり

導入実績

シャープ、オムロンなど約450社

こんな人にオススメ

組織異動が多くても、少ない工数で運用できるツールを探している方

6. 用意されたパーツを並べるだけの直感的な操作でフローを作成「collabo flow」

collabo flow

概要

Excelで作成した書類をそのままワークフローに変換できます。そのため、システムの大幅な改修や構築の必要なく導入できます。フローの設定も、用意された人や経路などのパーツを思いどおりに配置するだけの直感的な操作で設定できます。

特徴

専用ソフト、プログラミング不要
Excelでフォームをデザインできる
用意された人や経路などのパーツを並べるだけの直感的な操作でフローを設定できる

価格

スタンダード（フォーム無制限）
フォーム5（フォーム5個まで）
フォーム3（フォーム3個まで）

導入実績

アポロ販売株式会社、学校法人追手門学院など

こんな人にオススメ

プログラミングや複雑な操作なしにフローを作成したい人

7. 承認ルートや案件進捗を常に視覚的に確認できる「Create!Webフロー」

Create!Webフロー

概要

直感的に操作できる画面で、承認ルートや進捗も一目で分かります。他システムとのAPI連携機能もできるので、別の場所に入力していたデータをワークフローシステム上で再入力する手間を省けます。

特徴

直感的に操作できる画面
他システムとのAPI連携により、データを別途入力する手間が省ける

価格

600,000円（50ユーザー）〜

導入実績

小田急電鉄株式会社やアサヒ飲料株式会社など

こんな人にオススメ

既に別のシステム上にワークフロー関連のデータが蓄積されている人

8.G Suite、Office 365との連携により自動処理機能が豊富な「Gluegent Flow」

Create!Webフロー

概要

ワークフローの無料テンプレートが多く用意されているので、すぐに利用できます。またG Suite（GoogleスプレッドシートやGoogle Driveなど）やOffice 365と連携し、承認データをスプレッドシートやG Suite上に出力できます。

特徴

無料テンプレートが豊富なので、すぐに利用開始できる
G Suite、Office 365と連携し、承認データをスプレッドシートやG Suite上に出力可能

価格

月額費用：300円/1ユーザー

導入実績

ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテル、株式会社ライトオンなど

こんな人にオススメ

G Suite、Office 365を利用している人

9.スケジュール管理、文書管理などの機能も兼ね備えた「NI collabo Smart」

NI collabo Smart

概要

ワークフローシステムとしてだけでなく、スケジュール管理、文書管理、社内SNS、メール、掲示板などの多くの機能を兼ね備えたグループウェア。月額380円/1ユーザーで利用可能です。Excelで作成したフォーマットをそのまま取り込んで、申請フォームに適用できます。またチャット上でMTGができ、チャット上での発言をもとに議事録も作成できる「instaMTG」を搭載しています。

特徴

ワークフローシステムとしてだけでなく、スケジュール管理、文書管理など多くの機能を兼ね備えたグループウェアとして利用可能
Excelで作成したフォーマットをそのまま取り込んで、申請フォームに適用可能
「instaMTG」というチャット上でのMTGツールを搭載

価格

初期費用：50,000円月額費用：380円/1ユーザー〜

導入実績

4,700社以上

こんな人にオススメ

ワークフローシステムとしてだけなく、スケジュール管理・文書管理などの機能を兼ね備えたグループウェアをお探しの人

10.拡張性・連携性に優れる「POWER EGG 2.0」

POWER EGG 2.0

概要

POWER EGG 2.0では、自分に必要な承認依頼などの情報が的確なタイミングでプッシュ配信されます。そのため、タスク漏れが防げます。また、外部のERP、BIツール、メールシステムといった業務パッケージとのAPI連携も可能で、自社に合った形にカスタマイズできます。

特徴

プッシュ通知によりタスク漏れが防げる
外部システムとのAPI連携により、自社に合った形にカスタマイズ可能

価格

要見積もり

導入実績

株式会社沖縄銀行、サンテックパワージャパン株式会社など1,271社

こんな人にオススメ

既に導入している別の業務パッケージとのAPI連携ができるシステムをお探しの人

11.20ユーザーまで無料で使える低価格なシステム「SmartFlow」

SmartFlow

概要

20ユーザーまで無料で使える低価格のワークフローシステムです。ドラッグ&ドロップで誰でも簡単にワークフローのテンプレートを作成できます。管理画面もシンプルでわかりやすく、初めての人も安心して使うことができます。WebAPIにより様々なシステムとの連携も可能です。

特徴

20ユーザーまで無料で使える低価格
ドラッグ&ドロップで誰でも簡単にテンプレートを作成できる
WebAPIにより様々なシステムとの連携も可能

価格

初期費用：0円月額費用：0円（〜20ユーザー） 300円/1ユーザー（21ユーザー〜）

導入実績

250社以上

こんな人にオススメ

少人数の組織で、少ないコストで利用できる製品を求めている人

12.組織変更や人事異動に影響されずスムーズに使える「Styleflow」

Styleflow

概要

ExcelやWordから申請フォームを簡単に作成できるフローシステムです。スマートフォンからでも見やすいように一目で分かるシンプルなデザインです。また、10人程度の小規模な組織から1万人を超える大規模な組織まで使えるように、ルート設定の柔軟性があります。組織変更の手続きを簡単にできるため、定期的に発生する組織改編・人事異動にも柔軟に対応できます。

特徴

ExcelやWordから申請フォームを作成できる
スマートフォンからでも見やすい、一目で分かるシンプルなデザイン
組織変更の手続きを簡単にできるため、組織が大きくなってもスムーズに使える

価格

初期費用：0円月額費用：300円/1ユーザー

導入実績

東京ガス株式会社など

こんな人にオススメ

組織が大きくなっても使いやすいシステムをお探しの人

13.WaWaOfficeシリーズと連携できる「WaWaFlow」

WaWaFlow

概要

プログラミングの知識がなくても入力フォームを簡単に作成できるのが大きな特徴です。シンプルなUIで複雑な承認ルートでも、手軽に作成できます。また、グループウェア・SFAといった各種業務支援システムが揃うWaWaOfficeシリーズと簡単に連携することができます。 2,000人以上での利用可能なツールのため、グループ会社への展開も検討している企業に適しています。

特徴

2,000人以上に対応しており、グループ会社への展開も検討している企業様でも安心
グループウェア・SFAといった各種業務支援システムが揃うWaWaOfficeシリーズと連携できる

価格

初期費用：0円月額費用：400円/1ユーザー

導入実績

リロ・ホールディングや玉島第一病院など

こんな人にオススメ

WaWaOfficeシリーズを使っている人

14.グループウェア機能も兼ね備える「サイボウズGaroon」

サイボウズGaroon

概要

サイボウズの中堅・大規模組織向けのグループウェアであり、ワークフローとして活用するだけでなく、スケジュールや掲示板などを搭載した全社グループウェアとしても利用できます。60以上のワークフローのテンプレートがあります。

特徴

60以上のワークフローのテンプレートが提供され、すぐに利用できる
ワークフローとしても、スケジュールや掲示板などを搭載した全社グループウェアとしても利用可能

価格

月額費用：845円/1ユーザー〜

導入実績

大和証券や星野リゾートなど約4,600社

こんな人にオススメ

グループウェア機能も兼ね備えたシステムをお探しの人

15.ワークフロー以外の業務支援機能が豊富で、分析・改善もしやすい「業務デザイナー」

業務デザイナー

概要

ワークフローシステムのみならず、受発注管理・生産管理・問い合わせ管理といった他の業務効率化システムの機能も併せ持っています。またレポーティングしたい項目を選ぶだけで簡単にデータ抽出・資料作成でき、分析・改善のサイクルもまわしやすいです。

特徴

ワークフローシステムのみならず、受発注管理・生産管理・問い合わせ管理といった他の業務効率化システムの機能も持つ
簡単にデータ抽出・レポーティングできるので、分析・改善のサイクルもまわしやすい

価格

要問い合わせ

導入実績

株式会社池田模範堂、シンコー株式会社など

こんな人にオススメ

ワークフロー含む業務プロセス全体を分析・改善して効率化していきたい人

まとめ

今回の記事ではワークフローシステムの意味と導入するメリットを確認し、選ぶときの注意点を紹介した上で、主要なワークフローシステム15個を比較しました。自社の抱えている課題、必要な機能、コストとのバランスを考慮してシステムを導入しましょう。

簡単な操作でフローを作成できたり、小規模に始めやすいシステムを探している人には「collabo flow」「X-point」「SmartFlow」「Styleflow」「ActionPassport」
幅広いカスタマイズや複雑なフロー設定をしたい人には「OpenCube Workflow」「楽々WorkflowⅡ」「POWER EGG 2.0」
ワークフローシステムとしてだけでなくグループウェアとしても使いたい人には「サイボウズGaroon」「NI collabo Smart」
他のシステムとの連携を重視したい人には「ジョブカンワークフロー」「Gluegent Flow」「WaWaFlow」「Create!Webフロー」「業務デザイナー」

をオススメします。自社に合ったワークフローシステムを導入し、業務の効率化を目指しましょう。

出現頻度が低かったサービス一覧

Hi-PerBT ワークフロー iQube NXワークフロー eValueNS Questetra BPM Suite クラウドERP freee らくらく申請WF.net ワークフローEX 皆伝！ワークフロー agile works ATLED Work Platform

参考にしたサイト（一部）

ワークフローとは｜【無料&有料38選】規模別でシステムを徹底比較｜ボクシルマガジンワークフローの口コミ・比較・ランキング｜ボクシルワークフローの製品比較・一覧｜キーマンズネットワークフローのランキング一覧｜ITトレンドワークフロー比較ランキング｜グループウェアNavi 各種ワークフロー製品の比較（X-pointとの違い）｜Agile Works 比較する前に知っておきたい。ワークフローの選び方｜WaWaOffice ワークフローとグループウェア比較検討時に考えるべきこと｜ジョブカンワークフローワークフローの製品・クラウドを比較｜TechRepublic Japan