ビジネスでは、日常的なやり取りにメールを使いますが、このビジネスメールについては「書き方に自信がない」という方も案外多いのではないでしょうか。ビジネスメールでは、ただ連絡を取り合うだけではなく、相手に失礼のないようにマナーを守ることが重要です。
マナーを意識せずにメールのやり取りをしてしまうと、気づかない間に相手に不快感を与えてしまうかもしれません。
そこでこの記事では、ビジネスメールにおいて押さえておくべきポイントを16個ご紹介します。件名・宛名・署名の書き方から、間違いやすい表現まで幅広く解説しますので、これさえ身に着ければ、ビジネスメールで円滑なやり取りができるでしょう。
1～6では、メールの書き方について基本から解説し、7～16では、ビジネスメールを用いる場面や送信する際の注意点などをご紹介します。
メールの書き方基本解説
1. メールの型（宛名～署名）を守る
メールの構成は宛名→挨拶→名乗り→本文→結び→署名の流れが一般的です。
まずは、この基本の型を守って作成しましょう。
2. 件名はひと目でメールの内容がわかるように書く
件名は、ひと目でメールの内容がわかるようにしましょう。例えば、かっこ【 】などで会社名、案件名を強調させると分かりやすいです。
なぜかというと、メールを開く前に件名でメール概要を把握してもらった方が、メール本文を読む際に内容を理解してもらいやすくなるからです。
また、相手が数多くのメールを扱っている場合、送信したメールが埋もれてしまいかねませんので、「先日はお世話になりました。」など内容が伝わらない件名は避けましょう。
【件名の例】
2/15 打ち合わせについて
【XXX社】お見積書の送付
資料送付の依頼
3. 本文の最初に必ず宛名を入れる
本文の最初には、必ず宛名を入れましょう。宛名は送信先によって書き方が異なります。
個人宛のメールの場合
「会社名、部署名、役職、氏名」の順に記載します。会社名と部署名の後は、それぞれ改行するのが一般的です。氏名が不明な場合は「ご担当者様」と書いておきましょう。会社名の前株、後株や送信先の役職などを間違えないよう十分気を付けましょう。
また、「部長様」など役職に敬称を付けるのは誤りです。敬称は氏名の後ろにのみ付けます。
組織や団体に送信する場合
特定の個人ではなく、組織や団体に送信する場合、つまり組織の人間であれば誰がメールを開いてもよい場合、「御中」を用います。「御中」に敬意が含まれているため「XXX様 御中」は間違った使い方となります。
また、大勢の人にまとめて送信する場合は、「各位」を用います。例として、「関係者各位」「〇〇部各位」などです。
そして、CCを設定している場合は、TOの宛名の下に（CC：鈴木様）と入れましょう。また、BCCで一斉送信する場合には、「BCCで一斉送信しております。」などひと言添えるとよいでしょう。（TO、CC、BCCについて、詳しくは後述しています。）
【宛名の書き方例】
XXX株式会社
営業本部
部長 XXX様
4. 宛名の次に挨拶・名乗りを入れる
宛名の次は、挨拶と自らの所属、氏名を記載するのが礼儀です。挨拶は送信先との関係によって適宜変えましょう。
その次に、所属と氏名を名乗ります。例えば、「YYY株式会社の鈴木でございます。」などです。
【挨拶の例】
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。
ご無沙汰しております。
5. 必ず結びの言葉を入れる
伝えたい内容を書き終えたら、結びの言葉で締めましょう。
【結びの例】
よろしくお願いいたします。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
6. 本文を書き終えた後には署名を入れる
本文を書き終えたら、必ず署名を入れましょう。署名には以下の情報を記載します。
- 会社名、部署名
- 氏名（英語名）
- 郵便番号、住所
- 電話番号、FAX番号
- メールアドレス
- ホームページURL
本文と見分けやすくするため、上下に「---」や「***」などの記号を置き、署名の部分を挟むことが多いです。
業種によっては、営業時間や定休日を入れるとよいでしょう。「いつもご支援を賜り、心より感謝申し上げます。」など、挨拶を入れる場合もあります。
ビジネスメールを用いる場面・送信の際の注意点
7. 打ち合わせ・訪問などの後は必ずお礼メールを送る
ビジネスにおいて取引先のお客様と会う機会は打ち合わせ・訪問・会食など色々とありますが、お客様と会う機会があったらその後に、必ずお礼メールを送りましょう。
単純にコミュニケーション量が増えて、お客様の中での存在感・好感度が増したり、今後の取引の進め方を確認できるなど実務的な効果もあります。
基本的には翌日までに送りましょう。まずお礼の意を伝えたうえで、会った際に話した内容を簡単にまとめ、さらに今後の動き方についても簡単に触れておくとよいです。
【お礼メールの例文】
昨日はお忙しい中貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
○○○について詳しくお話を伺うことができ、大変参考になりました。
今後は●●●という方向で進めさせていただければと思います。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
8. 受け取ったメールは、必ず1営業日以内に返信する
取引先からのメールには、必ず1営業日以内に返信しましょう。返信が遅れると、取引先に不安感・不快感を抱かせてしまう恐れがあります。
すぐに結論が出せないような内容だとしても、メールを受け取ったという旨だけでも取り急ぎ伝えるようにしましょう。その際は、いつ頃までに回答できそうか、という予定も併せて伝えると親切です。
【確認メールの例文】
お世話になっております。
○○について、承知いたしました。
社内で確認したうえで、●●日までにご回答いたします。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
9. 依頼メールは、依頼理由と内容を明確に記載する
ビジネスシーンにおいて、取引先に何らかの依頼をする機会があると思います。仮に、依頼のメールを雑に送ってしまえば、先方に不快な印象を持たれてしまいます。
前提として誠意が伝わる文調にし、そのうえで依頼する理由と内容を明確に記載しましょう。誠意と依頼の理由・内容がはっきりと伝わることが重要です。
【依頼メールの例文】
平素より大変お世話になっております。本日は○○についてご相談したくご連絡致しました。
○○ですが、●●という理由のため、△△という状況になっております。
つきましては、貴社に××をお願いすることは可能でしょうか。
お忙しい中お手数おかけしてしまい大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いでございます。
10. TO、CC、BCCの違いを理解して使い分ける
ポイント3「本文の最初に必ず宛名を入れる」で説明したように、送信先の設定にはTO、CC、BCCの3種類があります。この設定を間違えると、個人情報保護の観点で問題になる恐れもあるため、しっかりと理解しておきましょう。
TO
メールの内容を伝えたい本人、返信を求める相手を設定します。TOに設定された相手はTOとCCの送信先アドレスを確認できますが、BCCの送信先アドレスは見ることができません。
CC
メールのやり取りを把握しておいて欲しい上司、関係者などを設定します。返信を求めるものではありません。CCに設定された相手はTO、CCのアドレスを確認できますが、BCCの送信先アドレスは見ることができません。
BCC
互いに面識の無い複数人に一斉送信する時に用います。顧客への一斉送信などに使用します。BCCに設定された相手は、TO、CCの送信先アドレスを確認できますが、他のBCCの送信先アドレスは見ることができません。
TOとCCはシステム上の差異は無く、「特に内容を伝えたい相手かどうか、返信が欲しい相手かどうか」という意味上の差異しかありません。対して、BCCは他の送信先に対してアドレスを隠すという重要な機能が付いています。
BCCに設定すべき相手をTO、CCに設定してしまうと大変な問題となりますので、十分注意して送信しましょう。
11. 急用にメールを使わない
急用の連絡、特に早急に相手から返信を要する場合には、メールを使うのは適切とはいえません。相手に返信を急かしてしまうのはマナーに反するからです。急ぎの連絡には、電話など代替の方法を考えましょう。
12. 添付ファイルのサイズに注意する
会社によっては、送受信可能なデータサイズが制限されている場合があります。そのため、大きなデータファイルを添付して送信したい場合は、ファイルを圧縮するか、ファイル転送サービスを利用しましょう。
13. あまり関わりがない相手に「お世話になっております」を使わない
本文の最初の挨拶に最もよく使われるのは「お世話になっております」ですが、ほとんど関わりがない相手や初めてメールを送る相手に対して、このフレーズを使用するのは不自然です。
「お世話になります」などを使用しましょう。
14. 役職や「御中」には「様」をつけない
役職に「様」を付けたり、「御中」に「様」を付けるなど、宛名の敬称を誤るケースがあります。様は役職ではなく氏名に、御中には様を付けないので、気をつけましょう。
15. 「御社」ではなく「貴社」
「御社」は口言葉での敬称、「貴社」が書き言葉での敬称です。ビジネスメールでは基本的に「貴社」を用います。
16. 「ご苦労様です」「了解しました」を使わない
「ご苦労様です」は、目上の者が目下の者に対して、その働きをねぎらう時に使う言葉です。目上の相手へのメールにで使用しないように注意しましょう。
また、「了解しました」は正しい尊敬語ではないと言われています。「承知しました」「かしこまりました」を用いましょう。
まとめ
ビジネスメールは単なる連絡ツールではなく、正しく書けていなければ相手からの評価が下がりかねない、重要な文章だといえます。
相手に失礼がないよう、マナーを守った正しい書き方を理解しておけば、必要に応じて即座にメールを送信・返信できるようになります。コミュニケーション量が増えて、取引先のお客様からの好感度が増したり、依頼した内容への確度が増すなどの効果があるでしょう。この記事でご紹介した内容を踏まえて、ビジネスメールで円滑なコミュニケーションを進めてください。
参考にしたサイト
ビジネスメールで失敗しない！覚えておくべきマナー集とやりがちなダメ文法 | ferret
ビジネスメールのマナー・書き方13選【基本編】 | LIG
ビジネスメールの基本の書き方＆マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】 | マイナビ
