営業管理とは？無料で使えるExcelテンプレートや有料のSFAツールを使って業務を効率化しよう

企業間の競争が激化するなかで、営業のメンバーが個々で業績を伸ばすだけでなく、営業部全体の力で成果を出すことが求められるようになりました。そこで必要となるのが、効率のよい営業管理です。目標や課題を可視化し、メンバー全員が共有することが、業績アップのカギとなります。本記事では、営業管理のポイント、気軽に使えるExcelテンプレートや便利なSFAツールを紹介します。営業管理を効率化するために、参考にしてみてください

営業管理とは

営業管理とは、営業目標を設定してそれぞれの案件の進捗状況を管理し、営業部全体で共有することです。一人ひとりが行っている営業プロセスを可視化して、その段階ごとにデータ分析などを行い、改善策を考えます。営業管理を行うことにより、どのプロセスに問題があるのか、放置されている案件はないかなどを確認できます。また、営業の手法をメンバーで共有し、全体のパフォーマンス向上につなげることが期待できます。

管理すべき４つの営業指標

営業管理において重要なことは、どのようなデータを管理するのかということです。成果につなげるためには、管理すべき指標ごとに、適切なデータを集める必要があります。営業で管理すべき指標には、以下の4つがあります。

1.目標管理

目標管理とは、ある一定の期間のうちに達成すべき目標を設定し、その目標がどの程度達成されているかを管理するものです。ここでは具体的な方法を３つ説明します。

背伸びをすれば達成できる目標を設定する

営業の最終的な目標は、営業成績を向上させ、会社の売上を伸ばすことです。目標を設定する際には、高い目標を設定する必要がありますが、非現実的な目標を設定するのではなく、これまでの実績などをもとに、背伸びをすれば達成できる目標を設定することが重要です。

長期的な目標を短期の目標に分解する

目標を設定したら、その目標をより細かい目標に分解します。半期・月間・日の目標に細分化することで、具体的にどの程度の仕事をこなせば目標を達成できるのかが分かり、達成までのプロセスをイメージしやすくなります。

チームメンバーに目標を説明して合意を得る

上司はチームメンバー（部下）に、トップダウンで目標に向けた指示を出すのではなく、まずはチームメンバーに目標について説明し、合意を得ることが大切です。その際、過去の実績や、一日当たりの作業量などからみて、目標が非現実的なものではないということを説明します。

2.行動管理

行動管理とは、営業目標達成のために具体的にどのような行動をとるのかを決め、その目標が達成されたかを管理することです。具体的には、次の手順に沿って管理することができます。

手順１：どのステップの行動まで記録するかを決める

まず初めに、営業のために実行することを決めます。たとえば、アポイントメントを取るためのリストを作成する、電話をかける、ダイレクトメールでアプローチをする、などが挙げられるでしょう。実行することが決まったら、どのステップの行動まで記録するかを決めます。

手順２：各ステップの行動を数値で定量的に記録する

各ステップの行動がどの程度行われているかを調査し、数値で記録します。定性的な記録では主観が入り、本質を見逃してしまう可能性があるので、客観的に判断できるよう、定量的に記録することが重要です。

手順３：どのステップに課題があるのかを分析して改善につなげる

定量的に記録することで、どのステップに問題があるのかを分析することができます。問題のあるステップのための対策を営業担当が話し合い、解決につなげます。

3.案件管理

案件管理とは、相手が顧客になる可能性が高くなってきた場合に、個別に案件を管理することです。具体的には、次のような方法があります。

商談内容・結果を記録する

商談の内容や、結果を記録します。商談の結果はもちろん、相手が商品のどの部分に興味を持っているのか、といったことや、商品や予算に対する要求といった、相手にさらにアプローチするために必要な情報を記録します。

案件ごとの受注確度を管理する

営業目標を達成できるか見積もるために、案件ごとに、どの程度受注が見込まれるか営業担当それぞれが判断した受注確度を管理します。それによって、顧客になる可能性が高い相手に集中的にアプローチするか、または、受注確度が高い顧客との交渉に専念するかを判断するなど、営業の方針を立てることができます。

各案件のネクストアクションを明確にする

案件ごとに、次に取るべきアクションを明確にしておきます。たとえば、次回の打ち合わせでの提案や相談の内容、再度連絡することになっている場合はいつ連絡するのかといったことです。これにより、見込み客の取りこぼしを防ぐことができます。

4.モチベーション管理

営業の成績を上げるためには、顧客に会社の商品やサービスを信用してもらうことが大切です。社員が高いモチベーションを維持し、自信を持って商談を行うことが信用につながります。そのために、営業担当者のモチベーション管理も重要です。以下でその方法について解説します。

目標を達成できる状態を作る

目標を実現できていない人が自信を持ち、モチベーションを上げるのは難しいことです。これまでに紹介した管理のポイントに基づき、目標を達成できるようなサポートが必要です。たとえば、目標管理で細分化した月間や日ごとの目標が達成できていればモチベーションが上がり、よいサイクルを作り出すことができます。

メンバーと定期的に面談して悩みに耳を傾ける

営業のメンバーと定期的に会話をし、状況報告や悩みなどを聞くようにしましょう。時にはアドバイスをするのもいいかもしれません。アドバイスに加え、個人的な相談にものってもらえるという安心感が、モチベーションをアップさせます。

営業管理の方法

営業管理の方法として、Excelを利用する方法と、SFA（Sales Force Automation;営業管理支援システム）ツールを利用する方法があります。ここではそれぞれの管理方法と、メリットとデメリットを紹介します。

Excelを利用する

概要

Excelは、多くの人にとってなじみのある表計算ソフトです。Excelで営業管理をする場合には、シートに記録したい項目（案件名・日付・担当者・フェーズ・行動の内容・施策・結果）の欄を作り、入力するという形で行います。

Excelのメリット

Excelは広く普及しているツールであることから、以下のような利点があります。

気軽に使うことができる
誰でも簡単に表を作成できる

Excelのデメリット

Excelは表計算ソフトであり、営業管理を行うためのツールではないので、以下のような不便な点もあります。

更新するのが大変
分析しづらい

SFAツールを利用する

概要

SFAツールは営業管理を支援するために作られたツールです。自動で情報をデータ化し、入力したデータを蓄積して分析することができます。

SFAツールのメリット

営業管理のために開発された専用のツールなので、管理しやすく以下のようなメリットがあります。

データが自動で紐づけされる
ボトルネックになっている部分が把握・検証しやすい
他ツールとの連携もできる
活用のためのサポートがある

SFAツールのデメリット

一方で、以下のような点に注意が必要です。

導入のために費用がかかる
データを蓄積するのに時間がかかる
使い方を覚える必要がある

手軽にExcelテンプレートを使いたい方へ

営業管理に使えるExcelのテンプレートを入手できるサイトをご紹介します。

1.HubSpot

このサイトでダウンロードできるテンプレートは、2種類あります。一つは、一定期間の目標に対しての達成率が自動で計算されるようになっています。もう一つは商談管理シートで、商談が進んだ相手との交渉結果を記録したり、案件管理に役立てたりできます。ダウンロードの際には個人情報の入力が必要です。参考：無料の営業案件及び営業進捗管理エクセルテンプレートはこちら | HubSpot Japan

2.書式の王様

このサイトでは、飲食店・小売業などさまざまな業種に合わせた営業管理のテンプレートをダウンロードできます。また、目的別にシートが用意されているので、必要なものをダウンロードして使用できます。参考：業務管理のテンプレート、書き方、サンプル｜無料ダウンロードは書式の王様

3.ボクシルマガジン

このサイトでは、紹介したようなテンプレートに加え、マクロを利用したり、カスタマイズの機能を追加したりした、営業管理のためのテンプレートを紹介しています。参考：エクセルで顧客管理できる無料テンプレート【今見直したい】 - CRM（顧客管理システム） | ボクシルマガジン

本格的にSFAツールの導入を検討したい方へ

本格的にSFAツール導入を検討したいという方のために、人気のSFAツールを５つ紹介します。ツール導入の参考にしてみてください。

1.Salesforce

Salesforce

特徴

営業管理の機能が充実
営業以外の分野でも社内で使える機能が多い
タブレットなどで利用することもできる
セキュリティ対策が万全

価格

Professional…1ユーザーあたり9,000円／月
Enterprise…1ユーザーあたり18,000円／月
Unlimited…1ユーザーあたり36,000円／月

こんな方におすすめ

セキュリティ対策に慎重を期したい方

2.eセールスマネージャー

eセールスマネージャー

特徴

他のツールとの連携が可能
リアルタイムで情報交換をすることができ、SNSとしても使える
活用のために専任の定着支援チームがつく
中小企業向けに、価格を抑えたnanoバージョンがある

価格

eセールスマネージャーRemix Cloud…1ユーザーあたり6,000円～／月
eセールスマネージャーRemix MS…1ユーザーあたり3,500円～／月
eセールスマネージャーnano…1ユーザーあたり1,000円～／月

こんな方におすすめ

価格を抑えてSFAツールを導入したい人
導入後の活用についてもサポートを受けたい人

3.Knowledge Suite

Knowledge Suite

特徴

自社が必要な機能のみ最低限で利用できる
情報公開の範囲をカスタマイズすることができる
データの蓄積量に合わせて支払いを行う

価格

グループウェア…6,000円／月
SFAスタンダード…50,000円／月
SFAプロフェッショナル…80,000円／月

こんな方におすすめ

カスタマイズして自社にあったツールを使いたいと考えている方

4.JUST.SFA

JUST.SFA

特徴

マウス操作だけで機能の作成や編集ができる
業務でよく使われる機能を「業務パネル」として多数備えている
部署やプロジェクトごとに異なったシステムの設計が可能

価格

1ユーザーあたり月額1万5000円

こんな方におすすめ

自社業務に必要なシステムを構築したいと考えている方

5.Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365

特徴

Excel、Outlook（メール、スケジューラー）と連動できる
Miller Heiman、SPI、TASなどの他社の営業ノウハウを共有できる
データの重複チェックやクレンジングが可能で効率的に管理できる

価格

1ユーザーあたり月額12,510円

こんな方におすすめ

マイクロソフト製品のユーザーで、既存のデータと連携して使いたいと考えている方

より詳細なSFAツールを比較したい方は下記記事をご参考ください。 SFAツール徹底比較9選！あなたの会社に最適な営業支援システムとは？

まとめ