「メールをしたけれど、確認してくれているだろうか？」「メールのマナーを必要以上に気にしてしまって、生産性が低い気がする。」など、メールについて悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。本記事では解決策として、現在多くの企業が導入を始めている「ビジネスチャット」のツールについて、そのメリット・デメリットやおすすめのツールを５つ紹介しています。
また、各ツールのシェア率や機能の比較の他、具体例として企業の導入事例も紹介しているので、ビジネスチャットツール導入の際の参考にしてみてください。
メールの次はコレ！新しいコミュニケーション形態「ビジネスチャット」とは？
2016年頃から政府主導で進めてきた働き方改革。その一環として、仕事の生産性向上のために「テレワークの導入」や「ワークスタイルのフレキシブル化（柔軟で融通が利くスタイル）」を推奨する動きがありました。その流れの中で「ビジネスチャット」という言葉も、TVやインターネットでよく見かけたのではないでしょうか。
ビジネスチャットとは、SNSのような手軽さとタスク管理などの業務サポートを主な機能として、以前までの連絡方法（メールや音声通話）以上の利便性を持った「次世代コミュニケーションツール」といえます。
当サイトLISKULでも、昨年末にビジネスチャットの普及の背景とメリットを紹介しました。今では、多くの企業がビジネスチャットを導入し、一般的なビジネスツールとしての地位を確立しています。
参考：話題のビジネスチャットとは？今後も普及していく３つの背景とメリット
社内外で使い分けよう！クラウド型・オンプレミス型ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールには、主に2つのタイプがあります。1つは、インターネット通信でコミュニケーションが取れる「クラウド型」ビジネスチャットツールです。ハードウェアやソフトウェアは無く、サービスとして利用する特徴があります。
もう1つの「オンプレミス型」と呼ばれるビジネスチャットツールは、ネットワークを自社内のみと限定し、より強固なセキュリティの中でコミュニケーションを取る「自社内構築」型のツールです。自社内のみで利用するため、オフライン環境でも利用ができます。
また、カスタマイズ性の高さもオンプレミス型の特徴の1つとして挙げられます。システム環境を自社で構築し、社内のIT部門でカスタマイズができるため、それぞれの企業に合った、より最適な環境を構築することができます。
参考：オンプレミス、クラウドで利用できるビジネスチャット、テレビ会議ツール｜Chat&Messenger
ビジネスチャットの3つのメリット
ここではビジネスチャットが持つ3つのメリットについて紹介します。ビジネスチャットツールの導入すべきか迷っている方は、メリットを確認してみてください。自社の課題解決に直結するようなメリットもあるかもしれません。
1.迅速なコミュニケーションが可能（スマホとの連携がある）
2017年にパソコンよりもスマートフォンの保有率が上回る社会になり、ビジネスチャットによって、素早いコミュニケーションを可能とする土壌が整ったといえます。ビジネスチャットを用いれば、「インターネット環境のある場所でPCを開いてメールを確認する」という手間を省き、スマートフォンで即座に受信・返信することができます。
2.会議・打ち合わせにかかる時間を削減できる
議事録などを、会議や打ち合わせをしている間に共有しながら進めれば、終了後の業務時間も減らせるので、生産性の向上が望めるでしょう。
3.ファイルやタスクを管理する機能がある
ビジネスチャットのツールによっては、業務に関わるファイルやタスクを管理する機能も備わっています。そのため、会議をしながら必要なファイルの共有ができ、資料を忘れる心配もありません。
メリットと合わせて覚えておくべきビジネスチャットの3つの注意点
ビジネスチャットの利用で得られるメリットを紹介しましたが、次に注意すべきポイントについても把握しておきましょう。メリットに合わせ、3つほど注意点をまとめました。1.対面のコミュニケーションの減少
ビジネスチャットを導入すると、チャット上のメッセージのやり取りでコミュニケーションが完結するため、取引先や社内で実際に顔を合わせる機会が減ってしまうという懸念もあります。業務のテレワーク化を推進できるポイントであるものの、やはり社内外のコミュニケーションも大切です。例えば、言いづらいことを伝える時や急な依頼の時には、直接会ったことがある相手だと話しやすいのではないでしょうか。
そのため、必要な打ち合わせだと判断した場合は、時間を惜しまずに、対面でコミュニケーションを取るのがおすすめです。
2.想定外のコミュニケーションが発生
ビジネスチャットは、メール以上に手軽に使えることから、ビジネスとプライベートの境目が曖昧になってしまいがちです。また、情報の重要度の判別が難しく、チェックをして返信するのに、メールでの返信以上に時間がかかってしまう場合もあります。
対策として、情報の重要度に合わせて「グループチャット機能」などで、整理をするのがおすすめです。ビジネスチャットの仕様によっては、グループを複数作成することが可能です。
3.大事な連絡を見逃しがちに
チャットの機能により「既読表示」が示されることで、「相手も自分も情報を全て伝え合っている」と思い込みがちです。重要なメッセージを見逃してしまわないように、2と同じく「重要度などで分類する」などの対応をすると、より快適かつ安全に使えるでしょう。
実際に利用して分かったこと
ここまで、一般的なビジネスチャットのメリット・デメリットを紹介しました。後述しますが、ビジネスチャットツールにも、さまざまな特徴があります。そのため、自社の業種に合ったツールを選ぶように注意しましょう。
また、さまざまな業種の顧客と仕事をしている場合には、使用するツールが増えすぎてしまうこともあります。その結果、不要なツールを管理するストレスが生じてしまうことも少なくありません。導入前に、各ツールのシェア率なども調べると良いでしょう。
参考：ビジネスチャットのメリット・デメリット｜知っておきたい8つのポイント｜Torteo magazine
これを使えば間違いない！ビジネスチャットツール5選
ここでは、ビジネスチャット業界で高いシェア率を誇る5つのビジネスチャットツールを厳選し、紹介しています。導入の際にチェックするポイントとして、それぞれの特徴やシェア率・導入にかかるコスト・事例などを挙げて、比較しています。
本記事で紹介しているツールの他にも、多くのビジネスチャットツールがあります。導入を検討する際は、ぜひ他社のツールも確認してみてください。
1. Slack
特徴
2013年8月にリリースされた、アメリカ産のクラウド型ビジネスチャットツール。「ワークスペース」と呼ばれるグループを作成し、共有のアプリケーションなども統一を図りながら業務をサポートしてくれる、拡張性の高いアプリケーション。
ビデオ・音声通話も搭載している他、Google DriveやDropboxなどのフォルダ共有サービスやカレンダーなど、1,000種類以上の外部機能と多彩な連携ができるのが最大の魅力です。
導入企業・ユーザー数
日本でのユーザー数は50万人強で、アメリカに次いで世界2位を誇っています。日間アクティブユーザー数は50万人、内有料ユーザーは15万人以上。
世界では100カ国以上で使用され、日間アクティブユーザー数は800万人以上、内有料ユーザー300万人以上。
参考：日本のSlackユーザー数は50万人強で世界2位、「コミュニケーション効率化で日本の労働生産性を変える」｜INTERNET Watch
タイプ
クラウド型のみ
こんな人・会社におすすめ
導入時にツール統一の必要がないため、部署ごとにさまざまな外部機能を利用する企業では、手間を減らせるでしょう。ビジネスチャットツールをまずは試してみたい、という方にもおすすめです。
2. Chatwork
特徴
クラウド型のビジネスチャットツール。主要な機能として、個人用のメモやタスク管理のできる「マイチャット機能」やグループチャットのメンバーとタスク管理を共有できる機能などがあります。さらに、一括で過去のメッセージを検索できる機能があるため、マイチャット機能と掛け合わせてミスを軽減できるでしょう。
他のビジネスチャットツールとは異なり、ユーザー検索の機能もあり、名刺交換をしたお客様のメールアドレスや登録名、IDなどでコンタクトを申請することが可能です。
導入企業・ユーザー数
2018年11月時点で導入企業が20万社を突破。
参考： ビジネスチャット導入社数20万社突破でロゴも刷新 - Chatwork｜マイナビニュース
タイプ
クラウド型のみ
こんな人・会社におすすめ
多くのお客様に接する機会が多く、タスクが増えてしまう会社の方々におすすめです。スケジュール管理が難しい場合にも、タスク管理によって優先順位を明確にできるため、非常に便利です。
3. Workplace by Facebook
特徴
他のクラウド型ビジネスチャットツールとは異なり、企業向けのチャット機能が搭載されています。また、普段からFacebookを利用するユーザーにとって、使い勝手が良いツールでしょう。フリープランと月3ドルのプレミアムプランがあり、低コストでの利用が可能です。
導入企業・ユーザー数
2016年に正式公開された、比較的新しいビジネスチャットツール。2018年時点で、すでに導入企業が1万4,000社に及ぶ。月間アクティブユーザーは、2,800万人。
参考：使いやすいのはどっち？ワークプレイスとSlackを比較｜ビジネスチャットマスター
タイプ
クラウド型のみ
こんな人・会社におすすめ
1,000人を超える社員がいる場合、導入人数に応じて安くなるため、企業規模の大きな会社におすすめです。
4. InCircle
特徴
クラウド型・オンプレミス型のどちらにも対応しているビジネスチャットツール。複数のビジネスチャットツールを使う手間を緩和してくれます。また、チャット機能だけでなく、「チャットボット機能」があるため、より効率的な業務の実現ができるでしょう。
無料プランはありませんが、優秀なセキュリティ技術を導入しているため、情報漏洩対策は万全です。導入実績として、大学や銀行・IT企業などがあります。
導入企業・ユーザー数
国内では、1,000社以上のリーディングカンパニーが導入しています。2017年からは、スマートフォンよりも低コストで利用できるガラホ（折りたためる形で、スマートフォンの高機能を備えたもの）のニーズへの対応を始めました。新たなデバイスにも対応できる特徴から、今後の成長が見込まれています。
タイプ
クラウド型・オンプレミス型あり
こんな人・会社におすすめ
機密性の高い情報を扱う業種など、セキュリティに重点を置きたい会社におすすめです。
5.Talknote
特徴
開発当初はオンプレミス型のみでしたが、2011年にクラウド型のサービスも開始しました。コミュニケーション基本機能の他、「HR機能」と呼ばれる独自のAIで、コミュニケーションを分析し、会社全体を管理することができます。オーバーワーク検知の機能によって、ビジネスチャットツールのデメリット2で紹介した「コミュニケーション量の増加」を調整することも可能です。
また、業務への意欲を数値化できるアクションリズム解析の機能もあり、社内の生産性向上までも管理できます。
導入企業・ユーザー数
2010年に設立されたトークノート株式会社より提供されている国産ビジネスチャットツール。日本で2万社を超える導入実績があり、SlackやChatworkと並び国内トップクラスの社内SNSといわれています。
参考：エンゲージメントクラウド 「Talknote」の機能説明を受けてみた！特徴から料金まで徹底解説
Talknote（トークノート）｜ボクシルSaaS
タイプ
クラウド型・オンプレミス型あり
こんな人・会社におすすめ
生産性の管理やオーバーワークの調整ができるため、支社の多い会社への導入がおすすめです。
参考：グループチャット・ビジネスチャットツール比較おすすめ24選【社内用】｜ボクシルマガジン
こんなに変わった！日本国内の企業での導入事例
2017年の調査で、大手企業の28.1％がビジネスチャットの導入をしている実態が明らかになりました。また、放映されているSlackのCMにより、導入後のイメージがしやすくなったようです。
最後に、各ビジネスチャットツールの導入事例を紹介します。
1.社内300人がSlackユーザーに！ 日本経済新聞社の事例
当初は、日経電子版の開発チームのために導入を始めました。その後、他部署にも拡がっていき、社内ユーザー300人までになりました。
社内の透明性を高めるためにも、社内に公開されないプライベートチャンネルの作成を申請制にしました。これが功を奏して、7割の情報がパブリックチャンネルでやり取りされています。そのため、「欲しい人が、欲しい情報に自由にアクセスできる」状況が生まれました。
参考：NIKKEI | カスタマーストーリー | Slack2.Chatwork利用で会議時間の50％カットに成功した東洋アルミニウム株式会社の事例
製造所内での時間外労働や1日300件以上のメール、会議が毎回2時間など多数の問題を抱えていました。特にメールでは、誰に関係した内容なのかを把握するのにも時間がかかり、業務時間を圧迫していました。
導入後は、メンション機能などで各自のタスクを確認することが簡単になり、会議の時間も50％カットすることができました。
参考：導入事例：東洋アルミニウム株式会社 | Chatwork3.Workplaceで新人研修の時間を32時間短縮したSpyglass Realty社の事例
新人エージェントの研修用の動画やリソースなどを、Workplace内のグループに投稿し、予習をしてもらえる環境を構築しました。これにより、研修にかかる時間を月32時間減らすことに成功し、顧客のサポートに必要な時間を補填できました。さらに、チャットの活用により、会議にかかる時間の月4時間の短縮も実現しました。
参考：Spyglass Realty: Workplace導入の成功事例 | Workplace by Facebook4.InCircleで新規サービスの売上を3倍に拡大した株式会社バッファロー・IT・ソリューションズ社の事例
営業担当との連絡方法を、メールからビジネスチャットに移行しました。導入前には、営業の現場で判断できなかった内容を上司がすぐにチェックできるなど、ビジネスチャットを最大限に有効活用している事例といえるでしょう。結果として、業務効率は1.5倍に、新規サービス売上が3倍と大幅な生産性の向上ができました。
参考：導入事例：株式会社バッファローITソリューションズ | InCircle5.支社の見える化と採用コストの3割削減に成功した株式会社NATTY SWANKYの事例
従業員のコミュニケーションを円滑化し、全ての支社を「見える化」したいという目的のために導入しました。支社の多い飲食業では、コミュニケーションの円滑化と支社の見える化に、Talknoteのアクションリズム解析機能が上手く働き、他店舗とのコミュニケーションも改善しました。
また、採用応募の通知をグループ内に共有することで、採用情報の掲載や採用代行などにかかっていた採用コストが3割削減できました。
参考：[活用事例] NATTY SWANKY | エンゲージメントクラウド「Talknote」まとめ
機密性の高い情報を扱う企業や、システム環境を自社にとってより良く構築したい場合は、オンプレミス型のビジネスチャットツールがおすすめです。対して、外部サービスを使うクラウド型のビジネスチャットツールを検討している場合には、導入前に無料トライアルから始めてみてください。
今後は、社内外でビジネスチャットツールを用いる人々が増え続け、新しいコミュニケーションのかたちへと加速していくでしょう。本記事を参考にぜひ一度、ビジネスチャットツールの導入を検討してみてください。
参考にしたサイト（一部）
ビジネスチャットのメリット・デメリット｜知っておきたい8つのポイント｜Torteo magazine
オンプレミス、クラウドで利用できるビジネスチャット、テレビ会議ツール｜Chat&Messenger
グループチャット・ビジネスチャットツール比較おすすめ24選【社内用】｜ボクシルマガジン
ビジネスチャットのシェアと市場規模は？大手企業のチャット導入状況・注目サービス解説｜ボクシルマガジン
【2019年2月更新】人気SNSの国内＆世界のユーザー数まとめ（Facebook、Twitter、Instagram、LINE）｜We Love Social